Case study
DJI/DV&O slaat optimalisatieslag dankzij teamwerk en slimme planapplicatie
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft met More Optimal planningsoftware het logistieke proces achter de hele dienstverlening van de Dienst Vervoer & Ondersteuning (DV&O) verbeterd. Het aanbestedingsproject en de daaropvolgende implementatie werden een succes, met afronding binnen deadline en budget. Michiel van den Bosch, projectleider vanuit de DV&O: “Dit was absoluut een staaltje teamwerk, zoals het hoort.”
De uitrol van nieuwe plansoftware heeft altijd impact, maar goed uitgevoerd zorgt het voor een glimlach, meer inzicht en efficiency. Dat is zeker het geval bij de adoptie van de More Optimal low code planapplicatie door de Dienst Vervoer & Ondersteuning (DV&O), onderdeel van Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). De DV&O had hele goede redenen om op zoek te gaan naar een nieuwe planapplicatie, stelt Michiel van den Bosch, projectleider vanuit de overheidsorganisatie.
Aanbestedingstraject
“De belangrijkste reden om van planapplicatie te wisselen was het aflopen van de overeenkomst met de leverancier. Daarnaast gebruikten we de oude software niet volledig en niet voor alle bedrijfsonderdelen. Ook werd er teveel handmatig gepland.” DJI startte voor de DV&O al in 2021 een zoektocht en aanbestedingstraject voor een nieuwe planapplicatie. Van den Bosch: “Dit was een van de 120 grotere ICT-projecten binnen de overheid, met een vermelding op het Rijks ICT-dashboard.
Plannen van vier categorieën
De DV&O zocht een planapplicatie voor de vier categorieën opdrachten die de organisatie uitvoert en tegelijkertijd de afstemming ertussen optimaliseert. De eerste omvat het plannen van een divers palet aan personenvervoer, waaronder het vervoer van gedetineerden, met allerlei gradaties van beveiliging en directievervoer. De tweede activiteit is het vrachtvervoer, zoals het vervoer van eigendommen en boodschappen van gedetineerden, schone- en vuile was, maar ook het vervoer van afgenomen DNA-materiaal. De derde categorie omvat onder andere het inzetten van beveiligers bij Penitentiaire Inrichtingen, cellencomplexen van de Politie en rechtbanken. Tenslotte plant de DV&O specialistische taken, zoals het aan- en afsluiten van enkelbanden en het inzetten van drugshonden bij het doorzoeken van cellen. Binnen deze laatste categorie valt ook het begeleiden van tbs-verloven en de bijzondere ondersteuningsteams die nodig zijn mocht er ergens een opstand uitbreken.
Generieke software met configuratielaag
Van den Bosch: “De nieuwe plansoftware moest een heel breed pakket aan diensten kunnen afdekken. In het aanbestedingstraject zijn drie partijen geselecteerd waarmee we vervolgens in een concurrentiegerichte dialoog uitgebreid in gesprek zijn gegaan.” More Optimal won de aanbesteding volgens de projectleider op basis van de proof-of-concept, de prijs en de kwaliteit van de geboden oplossing. “Dit generieke pakket met daarboven een configuratielaag was precies wat we nodig hadden.” Vanuit More Optimal was Coen Verberk betrokken bij het project. “Soms doen zich kansen voor bij organisaties met precies die uitdagingen waarom we More Optimal zijn gestart. Ik ben er trots op dat we hebben kunnen aantonen hiervan samen met de DV&O een succes te maken.”
‘Tijdens de uitrol is over de uitvoerbaarheid van geen van de 900 eisen discussie geweest’
Dialoog vormde de basis voor uitrol
Volgens zowel de projectleider als Rob Geraets, manager van de afdeling logistiek binnen de DV&O, was de dialoog tussen de partijen belangrijk voor het succes van het project. Van den Bosch: “De dialoogrondes waren een kans om de plannen en mogelijkheden tot in de kleinste details door te spreken. Vervolgens leer je elkaar echt kennen tijdens momenten als de koffiepauzes. Gedurende de uitrol is er over geen van de negenhonderd eisen een discussie geweest. Dat is bijzonder en toont een echt partnerschap. Dit voelde vanaf dag één goed, er lag een gezamenlijke ambitie. De visie vanuit de DV&O was helder en sloot naadloos aan bij de kennis en manier van werken van More Optimal.” Verberk vult aan: “Door nauw samen te werken, veel op locatie bij de DV&O te zijn en onderdelen snel op te leveren is dit een succes geworden.”
‘Nu beschikken we over een overkoepelende laag waarmee we alle onderdelen op de juiste manier kunnen ondersteunen’Elk onderdeel kent specifieke eisen
De DV&O-planners werken inmiddels met de applicatie die de planning voor de vier plancategorieën realiseert. Geraets: “Dat is wezenlijke anders dan voor de uitrol. De oude applicatie was alleen ingesteld op personenvervoer, maar werd deels voor de andere categorieën ingezet. Nu beschikken we over een overkoepelende laag waarmee we alle onderdelen op de juiste manier kunnen ondersteunen.” De planapplicatie moet kunnen omgaan met de specifieke eisen van de organisatie. Verberk: “Door dit te bekijken als vier puzzels en niet als één geheel, maak je ook de afhankelijkheden niet groter dan ze zijn. Bovendien is boven die losse puzzels een integratielaag aangebracht. Van den Bosch: “Kenmerkend voor de DV&O zijn de vele bedrijfs- en planningregels. Aanvullend zijn er veel opdrachten. De combinatie daarvan is teveel voor een mens om zonder planapplicatie optimaal te kunnen plannen. Dat geldt nog meer voor het maken van een optimalisatieslag. Dat doet More Optimal nu voor ons. We plannen op basis van regels en zijn flexibel omdat we bepaalde regels kunnen toevoegen en verwijderen. Het algoritme optimaliseert die puzzel.”
Planregels toevoegen en verwijderen
De logistiek manager geeft een voorbeeld van de noodzaak om regels toe te voegen of te verwijderen. “De DV&O heeft te maken met verschillende doelgroepen, die het niet altijd samen mag vervoeren. Een man en vrouw mogen niet samen in één compartiment en jong en oud mogen niet samen. Soms veranderen bedrijfsregels ineens, zoals tijdens Covid-19. Iets niet mogen combineren resulteert in meerdere vervoersstromen binnen de planning.”
‘Meer doen met zelfde aantal mensen’
De voordelen van de nieuwe planningapplicatie waren vanaf dag één duidelijk, stellen Van den Bosch en Geraets. De belangrijkste is dat er minder tijd nodig is voor het plannen. “Daarbij evolueert de planner naar analist, deze is bezig met optimaliseren over bedrijfsgrenzen heen. Je kunt simpelweg meer doen met evenveel mensen en voorkomt onnodig overwerk.” De twee benadrukken ook de mogelijkheden van de overkoepelende optimalisatielaag. Geraets: “Dit is echt een voorbeeld van 1+1=3.”
Optimalisatie op drie gebieden
De optimalisatie vindt vooral plaats binnen de planningomgeving. De software maakt binnen vier categorieën een optimale planning met de beschikbare mensen en middelen. Van den Bosch: “Daarnaast zijn er optimalisatiemogelijkheden door over de vier categorieën heen te kijken of er medewerkers met de juiste skills beschikbaar zijn en daarmee de planning in een andere categorie kloppend of optimaler te maken. Ook zijn er scenarioplanning en simulaties beschikbaar. De scenarioplanning heeft een praktische insteek. “Daar is in te stellen dat aanvangstijden iets mogen verschuiven, zoals om half zeven met een dienst starten in plaats van zeven uur. Dat is ook overkoepelend in te stellen.” De simulatietool kan ontwikkelingen beoordelen op impact. Opent er ergens een nieuwe gevangenis dan heeft dit invloed op de vervoersstromen en rekent de software door wat dit betekent voor de planning. “Hetzelfde geldt voor als we zouden overstappen op elektrische voertuigen en het effect daarvan op de planning willen zien.”
Klaar voor de toekomst
Van den Bosch: “Met deze implementatie kunnen we echt verder, ook op het vlak van duurzaamheid. Hoe mooi is het als je iets wat je al hebt, zoals een dieselbus, beter of duurzamer kunt inzetten? Service en duurzaamheid zijn nu belangrijk en als DV&O kunnen we een duurzame service verlenen aan DJI.”
