Case study
Onvoorspelbaarheid als belangrijke doelstelling
Hoe het More Optimal platform P1 ondersteunt in het optimaal uitvoeren van parkeerbeheer voor de gemeente AmsterdamParkeren betekent steeds vaker dat we ook moeten betalen voor het tijdelijk stallen van onze auto. Q-Park Nederland is in veel gevallen de partij die ervoor zorgt dat het gehele proces rondom jouw parkeeractie vlekkeloos verloopt. Zo worden op meer dan 140 locaties in Nederland parkeergarages door Q-Park beheerd. Daarnaast verzorgt P1 (onderdeel van Q-Park Nederland) voor steeds meer gemeenten het gehele proces rondom het straatparkeren. P1 neemt hiermee een deel van de taken van de gemeente uit handen, van het controleren met scanauto's tot het versturen van de constatering van foutief parkeren, maar ook het gehele beheer van parkeervergunningen en bezwaren. Sinds 1 januari 2024 is P1 verantwoordelijk voor de straat parkeerdienstverlening in Amsterdam.
De uitdaging
Het proces rondom het scannen van de 500+ wijken en deelgemeenten van de stad Amsterdam behelst veel meer dan enkel het lukraak rondrijden met scanauto’s. Bart Bockhoudt, projectmanager bij P1 en verantwoordelijk voor het binnen tijd en budget realiseren van de dienstverlening vertelt:
“De planning puzzel die we moesten leggen bleek op z’n zachtst gezegd complex. Met name de constateringskans was een enorme uitdaging voor P1. Waar voorheen gewerkt werd met een manueel planproces voor de scan-routes was dat voor P1 en Amsterdam geen optie meer. More Optimal bleek in staat dit vraagstuk in korte tijd te doorgronden en in het More Optimal platform gebruiksvriendelijk beschikbaar te maken voor de medewerkers van P1 handhaving. Omdat we de implementatie onder tijdsdruk uitvoerden was er geen ruimte voor tegenvallers, dat legde een forse druk op mij als projectmanager. Nu terugkijkend wil ik alle lof uitspreken voor hoe dit project is verlopen. Ik heb zelden een IT project meegemaakt wat zo plezierig verliep en waar men de urgentie en problematiek begreep.“
Hoe verliep het plannen voordat More Optimal werd geïmplementeerd?
Het aantal variabelen waar de planners bij P1 rekening mee dienden te houden om een optimale planning te realiseren werd in een manueel proces te groot. Daarom was het noodzakelijk de verouderde werkwijze te vervangen door een robuuste en toekomstbestendige oplossing. Niet alleen om alle variabelen te kunnen verwerken in een planning maar ook om klaar te zijn voor de gebiedsuitbreidingen die er aan komen.
In de nieuwe situatie laten we de algoritmen in More Optimal samenwerken met de planner. Zo lukt het om in een kort tijdsbestek een goede maar onvoorspelbare planning en route voor de scan auto’s te realiseren.
Hoe kijkt More Optimal terug op dit project?
Anko van Kreij, oprichter en CTO van More Optimal, blikt positief terug op de kennismaking met P1 en met name de daaropvolgende samenwerking.
“Net als veel andere logistieke- en planning puzzels die we oplossen kent ook dit planningsvraagstuk een aantal hele specifieke doelstellingen. We zijn natuurlijk gewend om het aantal kilometers in een transportnetwerk te minimaliseren, of de set-up tijd in een productieomgeving te reduceren. Het leuke en uitdagende aan de doelstellingen die gelden in deze case is dat ze sterk afwijken van wat we gewend zijn. Een mooi voorbeeld daarvan is de factor onvoorspelbaarheid, je wil in tegenstelling tot wat we doorgaans implementeren in dit geval juist onvoorspelbaar zijn. Daarnaast spelen historische data een belangrijke rol, indien bijvoorbeeld blijkt dat de betalingsbereidheid in een bepaald gebied achteruitgaat, wil je de controlefrequentie snel aanpassen.”
Waarom past het More Optimal platform zo goed in deze situatie?
More Optimal wijst niet alleen de routes toe maar plant ook de medewerkers en de uit te voeren taken in. Hierin houden we ook rekening met afwisseling van werkzaamheden om het werkplezier niet uit het oog te verliezen.
Teamleads binnen P1 beschikken zo over één geïntegreerde plan applicatie voor zowel het roosteren van de medewerkers, het plannen van de scan auto’s als het toekennen van de taken voor de handhavers.
Aansprekende resultaten
Constateringskans
Toename van de onvoorspelbaarheid, en daarmee de constateringskans.
Slimme routes
Betalingsbereidheid wordt beter meegenomen in scan routes.
Efficiënte planning
Er wordt efficiënter en effectiever gepland.
Snelle livegang
Flexibel systeem
Livegang in 5 weken
Implementatie consultants Margot Albers en Sjoerd van Beijma hebben de implementatie samen met het team van P1 in 5 weken tijd gerealiseerd. “Een uitdagend proces met veel nieuwe elementen, dat is wat me aantrok in deze implementatie”, vertelt Margot. "Ook het feit dat er een duidelijke deadline was en kwalitatief goede data snel beschikbaar was, maakte ons enthousiast."
Sjoerd nam de rooster module onder zijn hoede, hiermee wordt de lange termijn planning van medewerkers ondersteund. De ingeplande medewerkers worden vervolgens in de planningsmodule opgevoerd en ingezet op basis van skills en beschikbaarheid. Hiervoor was Margot verantwoordelijk. "We konden onderling snel schakelen om zo de aansluiting goed te realiseren. De route module hebben we vervolgens samen ingericht, waarbij Sjoerd zich voornamelijk richtte op de optimizer."
Kers op de taart was vervolgens het trainen van de gebruikers: de teamleads van de BOA’s. Zien dat ze enthousiast worden van het platform en ervoor openstaan om voortaan routes anders te genereren en te plannen geeft energie.
Valt er dan niets meer te optimaliseren?
Natuurlijk wel, hoewel de basis staat, zijn we nu aan het kijken welke overige interfaces we kunnen implementeren, bijvoorbeeld een met de back office applicatie om nog accuratere data inzake betalingsbereidheid te ontvangen.
